Adoptie zoals adoptie bedoeld is

“Een succesvolle implementatie van woonzorgtechnologie valt of staat met een goed adoptieproces. Zo’n proces begint echter al veel vroeger dan de meeste organisaties

denken. Vaak zie je dat men de zorgmedewerkers pas begint te betrekken als de systemen zijn geïnstalleerd en geconfigureerd. Met andere woorden, veel organisaties denken dat adoptie eigenlijk een ander woord voor trainen is. Bij Cinnovate kreeg ik de opdracht om een nieuw en innovatief adoptiemodel te ontwikkelen waarbij de zorgmedewerkers actief worden betrokken bij het ontwerp van het systeem, de functionele invulling en de trainingsmethodiek. Adoptie zoals adoptie bedoeld is.”

Elisa van den Berg combineert als zorgconsulent haar praktijkervaring als zorgverlener met de kennis die ze heeft opgedaan tijdens haar Human Technologie opleiding. Ze weet als geen ander hoe lastig het is als zorgverlener om je, naast je dagelijkse werkzaamheden en verantwoordelijkheden, ook nog eens te verdiepen in de mogelijkheden van woonzorgtechnologie. “Bij de meeste implementaties komt het er feitelijk op neer dat de zorgverleners vlak voordat het systeem live gaat voor het eerst met de technologie kennis maken en een training krijgen”, gaat Elisa verder. “Ik weet hoe frustrerend het is als

je na een training van 30 minuten met een nieuwe smartphone in je hand op weg wordt gestuurd en men verwacht dat je alles wel even goed doet. Binnen een paar minuten val je weer terug op oude gewoontes en processen, zeker als je het druk hebt met cliënten.”

Elisa gaat daarom al in een heel vroeg stadium met de zorgverleners van een locatie in gesprek. “Als je hen laat meedenken over de functionele inrichting van het systeem, en welke technologie er wordt gebruikt, dan kweek je direct intrinsieke motivatie om de

implementatie tot een succes te maken.” Elisa weet op deze manier, voordat er überhaupt een schroef in de muur zit, al een aantal keyusers aan zich te binden die gedurende de verdere uitwerking en implementatie actief betrokken blijven. “Draagkracht, daar draait het om. Het helpt enorm als je voordat het systeem in gebruik wordt genomen al een groep enthousiaste medewerkers hebt die hun collega’s bij de hand nemen.”

Naast dat de keyusers meedenken over de functionele inrichting van het systeem worden ze ook ingezet om tijdens de training van de overige medewerkers ondersteuning te bieden. “We zien heel duidelijk dat zorgverleners het beter oppikken als ze de uitleg van een collega krijgen dan van mij”, lacht Elisa.

“Dat is natuurlijk ook niet zo vreemd. Sommige mensen werken al heel wat jaartjes met elkaar samen. Dan kan je lezen en schrijven met elkaar. Daarnaast kunnen de keyusers de dagelijkse praktijk van de locatie erbij gebruiken. Door voorbeelden van eigen cliënten en processen te gebruiken gaat het opeens leven. Ook voor de medewerkers die wat meer moeite hebben met het gebruiken van technologie.”

Ziet Elisa dan helemaal geen beren meer op de weg? “Natuurlijk wel”, roept ze. “Je ziet dat het management er moeite mee heeft om tijd vrij te maken voor de keyusers om echt betrokken te kunnen zijn. Aan ons de taak om zorgorganisaties ervan te overtuigen dat de tijd die je van te voren vrij maakt, later dubbel en dwars wordt terugverdient. Gelukkig hebben we steeds meer praktijkvoorbeelden om dat aan te tonen.”